Ese informe de catorce páginas que te ha caído esta mañana en el correo, el que empieza con «en relación con el asunto de referencia» y no dice absolutamente nada hasta la página nueve, tiene un enemigo histórico. Y no era precisamente un enemigo tímido.

El 9 de agosto de 1940, Winston Churchill repartió entre su Gabinete y sus equipos un memorando cortísimo dedicado a un tema muy concreto: lo larguísimos que eran los informes que le llegaban. No pedía más datos, ni mejores gráficos, ni una reunión para alinearse. Pedía menos folios.

Un memorando de una página contra la montaña de papel

El diagnóstico con el que abre el texto lo firmaría hoy cualquiera con una bandeja de entrada saturada: para sacar el trabajo adelante, todos tienen que leerse una masa de papeles, y casi todos son demasiado largos. Y el perjuicio, apunta, llega por dos vías. La primera es obvia: se pierde tiempo. La segunda es la que de verdad escuece, porque hay que gastar energía en localizar dónde están los puntos esenciales, ese deporte de riesgo que consiste en leer en diagonal rezando por dar con la única frase que importa.

«Nearly all of them are far too long. This wastes time»

Son palabras del propio memorando, fechado el 9 de agosto de 1940. Traducido a lo bruto: casi todos son larguísimos y eso hace perder el tiempo. Once palabras para describir un problema que en 2026 seguimos intentando resolver con un documento de veinte páginas y un comité de seguimiento.

Lo mejor del asunto es la coherencia. El memorando que pide informes breves es, él mismo, breve: un puñado de instrucciones numeradas y a otra cosa. Nada de introducción, nada de contexto previo, nada de «como todos sabemos». Si hubiese sido largo, habría sido el chiste involuntario del siglo.

Las instrucciones: párrafos cortos y el peso al final

La petición central no es «escribe menos», que es un consejo bastante inútil, sino «ordena distinto». El objetivo que fija el texto es que los informes expongan los puntos principales en una serie de párrafos cortos y nítidos. Es decir: lo importante delante, y en trozos que se puedan digerir de un bocado.

El segundo punto ataca el vicio clásico de quien escribe para parecer riguroso en lugar de para ser entendido: cuando un informe se apoya en un análisis detallado de factores complicados, ese armazón técnico no puede ser lo primero que se encuentre el que lo abra. El original continúa con más puntos en la misma línea, y merece la pena leerlo completo en la fuente, porque cabe de sobra en el rato de un café.

• Los puntos principales, al principio y en párrafos cortos.
• El análisis detallado y los factores complicados, fuera del cuerpo del informe.
• Y una consecuencia implícita nada agradable: si no sabes resumir tu informe, probablemente no sabes lo que dice.

Ochenta y seis años después, la epidemia no solo sigue viva: tiene herramientas nuevas y más rápidas. Hoy es facilísimo convertir tres ideas en nueve páginas y luego pedir un resumen de esas nueve páginas para volver, con suerte, a las tres ideas del principio. Damos vueltas al mismo problema con más pasos y peor letra.

Por qué importa

Porque la extensión de un documento no es un detalle de estilo: es una decisión sobre el tiempo de los demás. Escribir corto obliga a jerarquizar, y jerarquizar obliga a entender de verdad lo que se cuenta. Ese memorando de 1940 no es un truco de productividad ni una frase para estampar en una taza; es un recordatorio incómodo de que la mayoría de los textos larguísimos no lo son porque el tema sea complejo, sino porque quien escribe no ha hecho el trabajo de decidir qué es lo esencial y ha preferido dejárselo al lector. Así que la próxima vez que estés a punto de enviar catorce páginas, prueba con cuatro párrafos. Tus compañeros no te lo dirán, pero te lo agradecerán.